Sjekkliste for arrangement
Ingen arrangement er like, men vi har satt opp en egen sjekkliste over mange av de vanligste punktene man må huske på når man skal gå i gang med planleggingen.
Det er ikke slik at alle punkt nødvendigvis skal tas hensyn til på alle arrangement, men det er en grei sjekkliste å gå gjennom om man skal i gang med både små og store events, faglige som sosiale.
Sjekkliste:
- Valg av arrangement sted. Husk også valg av rett lokale og eventuelle befaringer etter behov.
- Booking av eksternt innhold som foredragsholdere til konferanser og underholdning og musikk til kveldsevent.
- Påmeldingskjema. Ved større arrangement vil digitalt påmeldingskjema spare deg for mye tid.
- Teknisk leverandør. Lyd-lys-scene, prosjektor, skjerm og teknisk crew som lyd og lystekniker osv.
- Innleie av vakthold og helsepersonell på større arrangementer.
- Bordkort, menykort, blomster og øvrig bordpynt.
- Bestilling av busstransport
- Booking av fotograf og / eller kamera.
- Rød løper, fakler, stendere og pressevegg
- Menyvalg, prøvesmaking, valg av viner til middag etc.
- Kontraktinngåelser og planleggingsmøter med alle overnevnte punkt.
- Booking av backstagelokale med bevertning til alle involverte som skal være på scenen
- Oppsett av detaljert kjøreplan som skal inneholde en plan for hele arrangementet og alle leverandører.
- Gjennomføring av arrangementet, en prosjektleder / ansvarlig for alle leverandører, hotel osv. i forkant og under arrangementet.
I tillegg til de nevnte element er det også viktig med innholdet. Ikke bare det interne med også det eksterne. Viktigheten med å finne rett underholdning til rett arrangement, at man treffer målgruppen av gjester med humoren og musikken som leies inn på sosiale kveldsarrangementer. At man treffer med det faglige innholdet som eksterne foredragsholder, kursholder eller konferansier.
Noen velger også å planlegge i egen kantine, møterom, verksted eller lagerhall og da kommer det i tillegg en rekke nye element man må huske på. Innleie av bord, stol, duk, og dekketøybord. Innleie av cateringselskap for mat og eventuell drikke, skjenkebevilling, servitører og kokker osv. Det er viktig å huske alt fra kaffetraktere til søppelposer. Passe på at det er god nok strømdistribusjon til teknisk leverandør ankommer, at sikkerheten er tatt hensyn til med tanke på brannslukkingsapparater, at det er noen som kan brann tavler og alarm og at det er utarbeidet en ROS analyse for eventet
Det å planlegge et arrangement om det er på hotel eller i eget bygg er uansett tidkrevende, det er ofte mange flere leverandører og kontaktpersoner å forholde seg til enn man først tenker.
Ved å samarbeide med oss forholder du deg kun til et kontaktledd, nemlig Topp Arrangement. Vi tar oss av alle de andre, arrangementet profesjonaliseres og du som kunde kan senke skuldrene og heller benytte tiden på å ta imot gjestene dine.
Flere artikler
Magisk underholdning
Et arrangement inneholder ofte mange spennende elementer. Kanskje en DJ, en komiker, noe live musikk og god mat og drikke. Av og til kan det være gøy å legge på enda et element som gjestene kanskje ikke forventer. Vi i Topp Arrangement kan tilby underholdere som blander magi med humor og lager et fantastisk og...
Kick-off
En kick-off skal skape energi og motivasjon til de ansatte. Dette er også en gyllen anledning til å samle de ansatte, sette felles mål og vedlikeholde eller skape et sunt arbeidsmiljø. Under her har vi en liten oversikt over noen punkter som kan gjøre din kick-off til noe gjestene dine vil huske i lang tid:...
Ett hav av flinke artister – hvem ønsker du til ditt arrangement?
I Norge er vi så heldige at vi har en mengde artister av ypperste kvalitet og i flere ulike musikksjangre. Forskning viser at lytting til musikk er assosiert med bedre konsentrasjon og problemløsning, samt økt sosialisering. Altså – et utelukkende positivt innslag. Nesten et hvilket som helst arrangement løftes mange hakk ved å ha en...
Hva gjør egentlig et eventbyrå?
Når man skal planlegge et arrangement av ulike slag, er det noen punkter man må ha på plass før dørene åpner og spente gjester strømmer inn: Venue Meny Underholdning Teknisk leveranse Vakthold Dekorasjoner Kontrakter m. Eventbyrået blir med deg på reisen fra idé til gjennomføring og sørger for alt er på plass og tenkt...
Grønne arrangementer
Er din bedrift klar for å ta enda et steg nærmere en bærekraftig fremtid med grønne arrangementer? Grønne arrangementer med miljøvennlig grunnlag og tankesett - som selvsagt ikke går på bekostning av et fantastisk arrangement? La oss ta dette steget sammen! Å gjennomføre grønne arrangementer vil selvsagt ikke gå på bekostning av innholdet på deres...
Digital underholdning
Om det er stand-up, magi, konferansier eller et lite humorinnslag under morgenmøtet - kan vi bidra med å finne det rette for dere. Flere og flere tilbyr digital underholdning - som for eksempel magiker og komiker Jon Ensor. Jon har innredet eget studio der han leverer digital, interaktiv underholdning, humor og magi med høy kvalitet...
Julebord
Julebord er for mange bedrifter en strålende mulighet til å gjøre noe sosialt sammen og gi alle ansatte en felles opplevelse som det er gøy å mimre om i lang tid etterpå. I en travel hverdag kan det være fint å senke skuldrene i godt lag med kollegaer. Når man planlegger et julebord, er det...
Partyband – Booking av livemusikk til firmafesten
Et annet tips til deg som booker partyband er at det er ikke bare å booke i vei, for det finnes utallige band av ulike kvalitet som spiller innenfor ulike stilarter. Og man bør heller ikke velge det billigste bandet man finner, da er det bedre å heller booke livemusikk med mindre musikere på scenen,...
Hvordan velge rett musikk til din neste fest
Men hvordan skal man holde på den gode stemningen etter at underholdningen har gått av scenen? Det er ikke alltid like lett å bare trykke shuffle på Spotify og håpe på det beste. Gjestene trenger en boost som gjør at de løper til dansegulvet. Mange tenker at det er lett å få tak i DJ...
Digitale arrangement har en enorm økning
Digitale events over Teams, streaming og videoproduksjon har hatt en enorm vekst etter at Covid-19 satte ulike begrensninger på de fysiske arrangement. Eventbyråer har alltid hatt en unik evne til å tilpasse og omorganisere seg på kort tid, noe som var tilfelle også når det digitale ble populært på rekordtid. Det er et hav av...