Sjekkliste for arrangement

konfetti

Ingen arrangement er like, men vi har satt opp en egen sjekkliste over mange av de vanligste punktene man må huske på når man skal gå i gang med planleggingen.

Det er ikke slik at alle punkt nødvendigvis skal tas hensyn til på alle arrangement, men det er en grei sjekkliste å gå gjennom om man skal i gang med både små og store events, faglige som sosiale.

 

Sjekkliste:

  • Valg av arrangement sted. Husk også valg av rett lokale og eventuelle befaringer etter behov.
  • Booking av eksternt innhold som foredragsholdere til konferanser og underholdning og musikk til kveldsevent.
  • Påmeldingskjema. Ved større arrangement vil digitalt påmeldingskjema spare deg for mye tid.
  • Teknisk leverandør. Lyd-lys-scene, prosjektor, skjerm og teknisk crew som lyd og lystekniker osv.
  • Innleie av vakthold og helsepersonell på større arrangementer.
  • Bordkort, menykort, blomster og øvrig bordpynt.
  • Bestilling av busstransport
  • Booking av fotograf og / eller kamera.
  • Rød løper, fakler, stendere og pressevegg
  • Menyvalg, prøvesmaking, valg av viner til middag etc.
  • Kontraktinngåelser og planleggingsmøter med alle overnevnte punkt.
  • Booking av backstagelokale med bevertning til alle involverte som skal være på scenen
  • Oppsett av detaljert kjøreplan som skal inneholde en plan for hele arrangementet og alle leverandører.
  •  Gjennomføring av arrangementet, en prosjektleder / ansvarlig for alle leverandører, hotel osv. i forkant og under arrangementet.

 

I tillegg til de nevnte element er det også viktig med innholdet. Ikke bare det interne med også det eksterne. Viktigheten med å finne rett underholdning til rett arrangement, at man treffer målgruppen av gjester med humoren og musikken som leies inn på sosiale kveldsarrangementer. At man treffer med det faglige innholdet som eksterne foredragsholder, kursholder eller konferansier.

Noen velger også å planlegge i egen kantine, møterom, verksted eller lagerhall og da kommer det i tillegg en rekke nye element man må huske på. Innleie av bord, stol, duk, og dekketøybord. Innleie av cateringselskap for mat og eventuell drikke, skjenkebevilling, servitører og kokker osv. Det er viktig å huske alt fra kaffetraktere til søppelposer. Passe på at det er god nok strømdistribusjon til teknisk leverandør ankommer, at sikkerheten er tatt hensyn til med tanke på brannslukkingsapparater, at det er noen som kan brann tavler og alarm og at det er utarbeidet en ROS analyse for eventet

Det å planlegge et arrangement om det er på hotel eller i eget bygg er uansett tidkrevende, det er ofte mange flere leverandører og kontaktpersoner å forholde seg til enn man først tenker.

Ved å samarbeide med oss forholder du deg kun til et kontaktledd, nemlig Topp Arrangement. Vi tar oss av alle de andre, arrangementet profesjonaliseres og du som kunde kan senke skuldrene og heller benytte tiden på å ta imot gjestene dine.

Flere artikler

Underholdning

Underholdning skreddersydd for ditt arrangement

Hvordan vi jobber: Enten det er et jubileum, kick-off, julebord, sommerfest eller lignende, er vårt mål å forstå stemningen og atmosfæren du ønsker å skape. Basert på din tanker og ønsker, går vi i gang med å tenke gjennom vårt omfattende nettverk av artister og underholdere - og kommer med skreddersydde anbefalinger som passer perfekt...
sommerfest

Sommerfest – skap unike øyeblikk

Eksepsjonell kreativitet, spektakulære resultater Vårt erfarne team av kreative prosjektledere har en lidenskap for å levere enestående arrangementer, og årets sommerfest for din bedrift blir intet unntak. Vår tilnærming er enkel, men effektiv Vi tar oss av alt, slik at du kan fokusere på å nyte kvelden sammen med dine kolleger og gjester. Fra å...
Komiker

En komiker til ditt neste arrangement?

Standup: Komikere som mestrer kunstformen Forestill deg en komiker som står foran publikum, fylt med spenning og forventning. Standup er deres arena, der de tryller fram korte vitser og historier. Gjennom personlige observasjoner, livserfaringer og treffende samfunnskritikk, maler de et bilde av hverdagslige situasjoner og skaper latter i alle hjørner av rommet. Velg mellom nye...
Konferanse

Konferanse – bekymringsfri og inspirerende

Sømløs gjennomføring Enten det er en stor bedriftskonferanse, en bransjespesifikk samling eller et intimt seminar - vil vårt erfarne team av fagfolk sørge for at hvert eneste aspekt blir ivaretatt med presisjon og omtanke.   Ekspertise som sikrer suksess Med vår ekspertise innen teknikk, prosjektledelse og formidling av inspirerende foredragsholdere, kan du være trygg på...
Kvinnelige komikere

Kvinnelige komikere 2024 – strålende talenter som lyser opp scenen

Imponerende gruppe kvinnelige komikere På vår nettside har vi en imponerende gruppe kvinnelige komikere, og vi samarbeider også med flere andre. Blant de nye stjernene skinner komiker Sandra Spjelkavik fra Bergen. Spjelkavik ble nominert til Komiprisen i kategorien "Årets nykommer" i 2017. Hun kan by på en herlig kombinasjon av stand-up, humoristiske og musikalske innslag....
Firmatur

Skreddersydde firmaturer

Ønsker du å styrke samholdet i din bedrift, inspirere teamet ditt og samtidig nyte en minnerik opplevelse? Da kan en firmatur være løsningen! Eksklusive opplevelser Vårt dedikerte team av erfarne prosjektledere jobber tett med deg for å forstå din bedrifts kultur, verdier og målsettinger. Deretter bruker vi vår ekspertise til å skape en firmatur som...
Magician showing trick with playing cards. Magic or dexterity, circus, gambling. Prestidigitator in dark room with fog.

Magisk underholdning

Et arrangement inneholder ofte mange spennende elementer. Kanskje en DJ, en komiker, noe live musikk og god mat og drikke. Av og til kan det være gøy å legge på enda et element som gjestene kanskje ikke forventer. Vi i Topp Arrangement kan tilby underholdere som blander magi med humor og lager et fantastisk og...
Cheerful mid adult business conference speaker gestures as she answers questions during a Q&A portion of the conference.

Kick-off

En kick-off skal skape energi og motivasjon til de ansatte. Dette er også en gyllen anledning til å samle de ansatte, sette felles mål og vedlikeholde eller skape et sunt arbeidsmiljø. Under her har vi en liten oversikt over noen punkter som kan gjøre din kick-off til noe gjestene dine vil huske i lang tid:...
Shot of a young man singing and playing the guitar on stage

Ett hav av flinke artister – hvem ønsker du til ditt arrangement?

I Norge er vi så heldige at vi har en mengde artister av ypperste kvalitet og i flere ulike musikksjangre. Forskning viser at lytting til musikk er assosiert med bedre konsentrasjon og problemløsning, samt økt sosialisering. Altså – et utelukkende positivt innslag. Nesten et hvilket som helst arrangement løftes mange hakk ved å ha en...
www.topparrangement.no

Hva gjør egentlig et eventbyrå?

 Dette hjelper et eventbyrå deg med Når man skal planlegge et arrangement av ulike slag, er det noen punkter man må ha på plass før dørene åpner og spente gjester strømmer inn: Venue Meny Underholdning Teknisk leveranse Vakthold Dekorasjoner Kontrakter m.   Eventbyrået blir med deg på reisen fra idé til gjennomføring og sørger for...

Ønsker du å vite mer? Ta kontakt med oss!